Tool utili (e free) per lavorare on line

Se sei uno smartworker o anche solo una persona che lavora spesso on line devi per forza imparare ad organizzarti. Altrimenti non puoi definirti davvero “smart”¬†ūüėČ!

Gli strumenti, soprattuto quelli digitali, diventano quindi compagni indispensabili: i tool ti aiutano nella gestione, nella condivisione e nella comunicazione del tuo lavoro di smartworker!

Oggi voglio condividere con te i free tool per lavorare on line che uso personalmente e a cui sono affezionata.

Comunicazione

Indipendentemente se lavori da solo o se sei parte di un team, il flusso della comunicazione deve essere messo al centro di tutto. Il fatto di non avere un ufficio non può e non deve essere un limite. Se non puoi incontrare tutti i giorni alla macchinetta del caffè i tuoi colleghi o il team di lavoro per fare quattro chiacchiere (NON solo di lavoro) poi sempre usare la connessione internet!

Telegram

Telegram √® una App di messaggistica istantanea ‚ÄĒ semplice, veloce, sicuro, e (importante) sincronizzato tra tutti i tuoi dispositivi.¬† Tra i vari tool free e utile lo metto al primo posto perch√© √® davvero molto interessante. Infatti non √® una semplice chat, ha molto di pi√Ļ.

Telegram può essere utilizzato su smartphone, tablet (Android, iOS, Windows Phone)o da computer. Il flusso avviene attraverso il cloud e quindi le informazioni scambiate rimarranno sincronizzate su tutti i dispositivi.

CONDIVISIONE DI FILE: puoi condividere file (di ogni tipo) fino ad una dimensione di per una capienza massima di 1,5 GB.

PRIVACY: uno dei motivi per cui questa App si è diffusa velocemente è per la gestione della privacy. Le conversazioni vengono criptate a due livelli. Per un ulteriore livello di privacy esistono le chat segrete che NON passano da cloud e utilizzano una crittografia end-to-end:

  • non lasciano alcuna traccia sui server
  • le conversazioni si l’autodistruggono (basta impostare il limite da 1 secondo ad un massimo di una settimana)
  • non √® permesso l’inoltro. Se decidi di fare uno screenshoot, il nostro interlocutore verr√† avvisato

ALTRI FUNZIONALITÀ:

  1. GROUP e SUPERGROUP: è possibile creare un gruppo per un numero massimo di 200 persone. Se invece c’è bisogno di far comunicare un maggior numero di utenti c’è l’upgrade al SUPERGROUP che riesce a riunire fino a 5000 contatti contemporaneamente. Ovviamente questa funzionalità va usata con criterio e con delle FERREE REGOLE DI COMUNICAZIONE per non generare confusione e flussi continui ed inutili.
  2. CANALI: Telegram dà la possibilità di creare Channel che consentono una comunicazione unidirezionale verso un numero infinito di persone. Chiunque può aprire un canale.
  3. BOT: anche su Telegram puoi usare¬†i BOT, ossia un sistema di Intelligenza artificiale che √® in grado di simulare una conversazione umana in seguito all’input di determinate informazioni. Se desideri scoprire qualche nuovo BOT, ecco il database a cui affidarsi:¬†https://storebot.me/

Email

Le comunicazioni ufficiali e che devono lasciare traccia (anche per essere recuperate) passano ancora attraverso le email. Anche in questo caso è importante seguire delle regole.

  1. OGGETTO: scrivi sempre l’oggetto della email, sar√† cos√¨ semplice ritrovarle. Deve essere chiaro non solo al momento della scrittura, immagina come potrai cercare quella stessa email in seguito. Puoi usare un criterio tipo: cliente – progetto – argomento.
  2. RISPONDI A TUTTI: se ricevi una mail in cui non risulti il solo destinatario, ricordati di usare il tasto: Rispondi a tutti per permettere a tutti di rimanere aggiornati.
  3. ORDINA: dividi in cartelle le email. Io preferisco utilizzare una divisione per progetto e poi usare delle sottocategorie qualora necessario. Utilizza lo stesso criterio di ordine anche nelle mail inviate.

Condivisione

La condivisone delle documentazione non pu√≤ e non deve avvenire attraverso email. Questo perch√© il duplicarsi delle informazioni pu√≤ generare, e spesso lo fa, errori: pi√Ļ persone si trovano a lavorare su versioni diverse e non si riesce a risalire a quella corretta.

Meglio utilizzare uno strumento che strutta il cloud.

Google Drive

Drive √® un fantastico strumento di Google per conservare e condividere documenti di ogni genere. Gi√† nella versione free di questo tool si ha disposizione uno spazio limitato a 15GB (ma di solito sufficiente). √ą possibile acquistarne in pi√Ļ se necessario. Per attivarlo √® sufficiente avere un indirizzo di posta gmail.

Se utilizzi il pacchetto Office o Open Office, usare Drive sar√† immediato: Documenti √® l’equivalente di Word, Fogli √® la versione cloud di Excel e Presentazioni √® Power Point.

Con Google Drive, puoi caricare e archiviare tutti i tuoi file online.

CONDIVISIONE: una volta caricati file e cartelle, puoi invitare facilmente altre persone a visualizzarli, modificarli o aggiungervi commenti. √ą sufficiente impostare le autorizzazioni

  • visualizzazione,
  • aggiunta di commenti
  • modifica

e invitare le persone mediante email o link diretto.

COMMENTI: i vari documenti possono essere commentati mediante l’aggiunta di note. Le altre persone possono visualizzarle, risponderle o segnarle come risolte.

BACKUP i file  sono sottoposti a backup in totale sicurezza, così non corri mai il rischio di perderli. Rimane traccia delle modifiche e di chi le ha effettuate.

OFFLINE: e se non hai a disposizione una connessione internet? Abilita la visualizzazione dei file in modalità offline! Al primo collegamento i file modificati verranno aggiornati.

ALTRI FUNZIONALITÀ: 

Andando su Chrome Web Store puoi trovare tantissime altre funzionalità a seconda delle tue esigenze.

Gestione del tempo

Se hai difficoltà a capire quanto tempo dedichi ad un cliente o ad una attività, ci pensa

Toogl

Toogl √® un sistema di tracciamento del tempo fantastico per una piccola impresa. Un semplice timer online con un potente calcolatore della scheda attivit√†. √ą un tool free legato a google, quindi con la mail di gmail puoi in pochi minuti aprire un account. Questo tool rende il monitoraggio del tempo cos√¨ semplice da poterlo effettivamente utilizzare. Anche se te ne dimentichi, ti arriveranno via email i promemoria di monitoraggio e rilevamento inattivo. Puoi dividere le attivit√† per cliente e poi per ogni cliente definire pi√Ļ progetti fino ad arrivare a dividere in singole attivit√†.

REPORT: i dati vengono archiviati e possono essere analizzati. Cos√¨ puoi capire dove perdi tempo e dove hai bisogno di pi√Ļ ore. √ą un ottimo strumento per capire se i preventivi che hai dato al tuo cliente sono corretti rispetto alle attivit√† svolte.

SMART CLOCK: inizia il monitoraggio nel tuo browser, e poi puoi fermare il timer sul tuo telefono: tutte le voci vengono sincronizzate tra le app del telefono, desktop, l’estensione Toggl Chrome e il sito web.

CONDIVISIONE: i progetti o le attivit√† possono essere condivise con altre persone. √ą sufficiente inviare una mail direttamente da Toogl.

Riunioni

Anche gli smartworker hanno bisogno di riunioni per fare il punto della situazione.

Le riunioni a distanza possono essere fatte con Skype o con Zoom. Quest’ultimo √® il mio preferito.

Zoom

Zoom è il leader nelle moderne videocomunicazioni aziendali, usa una piattaforma cloud semplice e affidabile per

  • video e audio conferenza,
  • chat
  • webinar

√ą utilizzabile su sistemi mobili, desktop e room. Il limite per la versione free √® di 40 minuti di connessione. I programmi a pagamento sono in ogni caso pi√Ļ economici di altri programmi simili. Puoi decidere anche di effettuare l’abbonamento di un solo mese, non si ha il vincolo minimo annuale.

CONDIVISIONE SCHERMO: se hai bisogno di mostrare appunti, slide o documenti è sufficiente condividere il monitor con gli altri partecipanti.

REGISTRAZIONE: puoi impostare in automatico la registrazione della riunione o del tuo webinar e decidere se registrarlo in locale o su cloud. Alla fine della riunione ti arriverà un avviso quando la registrazione è pronta.

PRIVACY: puoi impostare una password di accesso per controllare i collegamenti dei partecipanti e decidere chi ammettere.

E per finire…

…una bella pizza! S√¨, hai letto bene. Non c’√® nulla di pi√Ļ bello che condividere momenti NON lavorativi con le persone con le quali si collabora. Serve a rafforzare dei legami, attutire le incomprensioni, eliminare le barriere. Quindi ogni tanto cercate di ritrovarvi in un unico posto…e se proprio (ma davvero eh) non √® possibile, allora usate qualcuno dei tool free che ho elencato sopra per mangiare insieme anche a distanza. E senza parlare di lavoro!

Questi sono gli strumenti che ti consiglio io. Se ne hai altri che trovi indispensabili, fammi sapere!

 

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