Come gestire un evento sui social media

Se sei abituato a lavorare con i social media, saprai benissimo che il tempismo è una delle qualità che se non possiedi ti conviene sviluppare quanto prima.

E se nella normale attività lavorativa puoi anche non essere il primo a fornire una determinata notizia (soprattutto se non rientra nel tuo piano editoriale), ci sono invece situazioni in cui assolutamente non puoi permetterti il lusso di procrastinare: gli eventi!

Gli eventi & i social media

Poche altre cose si sposano bene sul web come i social media e gli eventi. Perché proprio per loro definizione gli eventi sono social!

Quindi se hai in programma un evento, sfrutta al meglio i canali social per organizzarlo, promuoverlo e condividerlo. Le fasi sono principalmente tre:

fasi dell'evento

  1. Prima dell’evento
  2. Live
  3. Post evento

1 – Cosa fare prima dell’evento

Che cosa devi fare prima dell’evento? Preparati.

E sì, perché all’evento bisogna arrivare PREPARATI. La pianificazione e l’organizzazione negli eventi sono essenziali.

Ci sono delle attività che non possono essere eseguite prima, ma altre che invece è bene aver già chiare e perfettamente progettate. Ricordati la famigerata Legge di Murphy:

Se qualcosa può andar male, lo farà.

Quindi anticipa tutte le mosse e trova una soluzione!

Stabilisci una data

Può sembrare un consiglio superfluo e scontato, ma la scelta della data deve essere ben ponderata. Identificare il giorno o l’orario sbagliato può compromettere tutta l’organizzazione.

Quando si decide una data è utile controllare che questa non interferisca con altre attività o che non si sovrapponga ad altre attività nella stessa zona per evitare problemi di parcheggio, confusione nel raggiungere il luogo prescelto, errori nell’identificare il tuo evento.

Trova i tuoi canali social

In funzione del tuo pubblico e delle risorse, sia economiche che di personale, scegli il canale (o i canali) social più adatto sia per pubblicizzare l’evento prima che per raccontarlo in seguito. Non è necessario essere presente su tutti i media, meglio pochi ma che siano ben gestiti.

Considera l’evento parte integrante della strategia di comunicazione e marketing, non da esso separato.

I contenuti principali dovranno essere infatti nel tuo sito, che d’ora in poi dovrà essere popolato. Racconta cosa succede, come si sviluppa l’organizzazione, le persone che ci saranno, gli argomenti. Inizia a creare interesse  e a coinvolgere gli utenti.

Scegli un hashtag #

Scegli l’hashtag giusto per il tuo evento. Non è essenziale che ci sia un hashtag a meno che tu non ti muova nel suo regno, ovvero twitter. Ormai però anche negli altri social media l’hashtag viene utilizzato spesso, anche solo come strumento di ricerca, per trovare le conversazioni, definire i topic, identificare l’argomento. E allora via alla fantasia… ma non troppo.

Come deve essere l’hashtag per un evento?

  • semplice
  • facile da ricordare
  • chiaro da scrivere (soprattutto se in inglese)
  • corto per non sprecar spazio (anche se ormai anche twitter ci concede 280 caratteri)

Inizia ad introdurre l’hashtag nei post e nella comunicazione, così le persone lo assoceranno automaticamente al tuo evento.

Incontra gli sponsor

Se nell’evento ci sono degli sponsor, è bene incontrarli in anticipo per spiegare loro come verranno nominati e come/dove il loro nome verrà utilizzato. Se possibile meglio definire una policy con le linee guida scritte e distribuire il testo. In questo modo non ci saranno sorprese o aspettative poi disilluse.

Se ci sono diversi livelli di sponsorizzazione (partner, main sponsor, sostenitori ecc) può essere utile riportare e considerare queste differenze anche nella comunicazione dando un risalto e una visibilità differenziata.

Raccogli tutti i contatti social

E’ il momento di raccogliere tutte i contatti social che serviranno sia in fase organizzativa che operativa.

Fatti dare i contatti web personali o delle pagine business di sponsor, relatori, collaboratori e, laddove necessario, aggiungili con i ruoli di permessi di amministratori, editori, moderatori alla pagina facebook.

A volte le persone non ricordano esattamente i nomi con i quali sono registrati o con cui vengono cercati. Non limitarti dunque a raccogliere le info, controlla. Soprattutto se poi queste persone dovranno essere taggate. Cercare di fare un tag corretto durante l’evento visualizzando e scegliendo tra immagini microscopiche, può essere molto complicato!

Chiedi a tutti i partecipanti di seguirti su TW, cliccare “mi piace” alla pagina Fb, connettersi al tuo profilo IS ecc.

In questo modo già ci sarà una base di fan sulla quale lavorare!


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Prepara le immagini coordinate

Avere una immagine coordinata, con i colori e uno stile comune, dà un impatto visivo positivo, bello e piacevole. E soprattutto riconoscibile. Aggiungi anche il logo dell'evento.

Prepara quindi tutte le immagini che potrai utilizzare in seguito (le presentazioni dei relatori, le copertine degli album, le indicazioni degli sponsor). Puoi usare photoshop oppure software di grafica tipo Canva o Crello o Desygner,  molto semplici e gratuiti.

 

Crello

Desygner

Programma i post

Non tutti i post dovranno essere prodotti durante l'evento. Alcuni possono essere preparati e schedulati in anticipo. Ad esempio puoi preparare i post con il programma della giornata, le informazioni degli sponsor, la presentazione di chi lavora dietro le quinte.

Usa i software che permettono di gestire diversi canali social tutti insieme, tipo Hootsuite, Buffer o Postpickr. Ricordati di schedulare questi post in modo che non vadano ad interferire o a sovrapporsi con il live dell'evento.

postpickr

Riunisci le informazioni utili in un file

Prepara un file, word excel o anche un semplice file di testo, facilmente accessibile dal computer o dallo smartphone che userai cui fare copia e incolla durante l'evento.

Nel file dovranno esserci:

  • i nomi dei relatori
  • il titolo degli interventi
  • i nomi delle sale
  • i tag alle persone (divise per i canali social)
  • i link alle pagine, informazioni o quant'altro

Definisci i ruoli e dividi i compiti

Chi fa cosa? E' importante che ogni persona sappia dove trovarsi e cosa fare in modo da non avere dieci persone che comunicano o stesso evento e nessuno che ne copre un altro. Dividi i volontari a seconda delle loro capacità, disponibilità e propensioni. Ogni evento deve avere chi lo segue. Non lasciare il live tweetting a chi non lo hai mai fatto e ha poca dimestichezza con questa piattaforma!

Stabilisci una linea guida per i post

Adesso che la pianificazione volge al termine, scegli su ogni canale come vuoi che venga seguito l'evento. Ad esempio puoi scegliere di seguire il live con Twitter e Instagram e dedicarti a Facebook solo in un secondo momento.

Quindi quanti post per ogni singolo evento? Come saranno?

  • Twitter: due post
    • il primo con le informazioni base e una foto
    • il secondo con delle citazioni del discorso o gli elementi salienti
  • Instagram: un solo post
    • almeno 4 foto e una descrizione generale
  • Facebook: album fotografico. Ogni album avrà come titolo "Album fotografico di nome_evento" e nella descrizione metterò  il nome della sala, l'eventuale relatore, l'orario, link al sito con le ulteriori informazioni e la descrizione completa.
    • scelgo una dimensione standard per le foto, e stabilisco cosa scrivere su ognuna: data, nome evento, tag e credits e logo. Io per farlo utilizzo Faststone Photo, un altro strumento gratuito.

Crea l'evento

Crea l'evento sui social prescelti. Facebook ha una sezione dedicata agli eventi. Puoi anche sfruttare le piattaforme specifiche, tipo Evenbrite o Meetup. Prepara l'immagine di copertina e inserisci qui tutte le informazioni necessarie:

  • di cosa si tratta
  • quando
  • dove
  • orario
  • relatori
  • come partecipare (acquisto del biglietto, scontistica se prevista)
  • eventuali sponsor
  • collegamenti con il sito di riferimento

Ricordati che i social sono collettori e aggregatori di persone, non sono "casa tua". Quindi non limitarti a usare i social. Porta le persone sul tuo sito o sulla tua landing page.

E sfrutta l'evento per generare lead e raccogliere nominativi!

E adesso invita le persone e condividi il più possibile!

2 - Live: il giorno dell'evento

Ed eccoci arrivati finalmente, dopo tutta questa preparazione, all'evento. E' bene ricordare le regole principali, riunire lo staff, sapere come poter rintracciare le persone.

Controlla il materiale

Controlla di avere tutto il materiale e gli accessori del social manager a disposizione:

  • notebook
  • smartphone
  • cavi e caricabatterie
  • powerbank
  • microfono da collegare al cellulare
  • selfie stick
  • chiavette

Verifica la connessione internet

Fissa una postazione dove potrai lasciare il materiale che non ti serve e da dove puoi postare.  E controlla la connessione internet, meglio se hai a disposizione un wi-fi dedicato. Se così non fosse, devi avere a disposizione una connessione dati stabile e con un piano tariffario adeguato, soprattutto se prevedi di fare dei video in diretta.

Stabilisci le modalità per la raccolta del materiale

Poter avere tutto il materiale a disposizione e già organizzato ti permetterà di evitare errori e perdite di tempo. Ad esempio accordati con i fotografi:

  • chiedi di passarti una chiavetta con le foto
  • stabilisci un orario e un luogo in cui passarti le foto
  • definisci un numero di immagini max per evento
  • trova un modo per identificare i vari momenti (ad esempio la prima foto deve essere il nome dell'intervento, il relatore, la slide, il titolo, lo stand ecc)
  • chiedi di passarti le foto già divise in cartelle e di fare già una selezione e, se possibile ,un minimo di post produzione (altrimenti  la responsabilità di toccare le foto dei fotografi!!!)

E adesso via all'evento! Scatta fotografie, gira video, posta, tagga, intervista e soprattutto... goditi l'evento.

Documenta anche il backstage e quello che succede attorno, i partecipanti, le reazioni. Sono tutte situazioni più personali che portano l'evento più a dimensione umana.

Interazioni e followers

Ricordati che non sarai la sola persona che posterà sui social, ricordati quindi di interagire. Concediti del tempo per cercare e ritwittare i post altrui, lasciare like, connetterti con altri...

3 - Il post evento

E dopo, quanto tutto è finito???

Anche a bocce ferme, una volta chiuso il sipario, il lavoro sui social non è concluso. E' il momento di raccogliere tutto il materiale per raccontare ciò che è successo. Puoi preparare un video con i momenti salienti, riportare i tweet e i commenti di chi ha partecipato, costruire uno slideslow.

Oppure puoi usare Storyfy, utilizzando l'hashtag scelto per trovare quello che è passato sul web.

storyfy

Follow up

Molto importante il follow up. Non lasciare passare troppo tempo.

Contatta tutte le persone che ti hanno lasciato un contatto email, per ringraziare, raccontare l'evento, inviare il materiale ecc. Continua a coltivare le relazioni.

Trovi tutte le info di questo articolo nella mia presentazione, clicca sul bottone qui sotto:

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Ho trovato questa bella infografica di Tribal Cafè:

social event

 

 

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