Cosa è e come funziona lo smart working

Lo smart working è per tutti?

Si sente sempre più parlare di smart working: a volte solo come esigenza personale, a volte come metodologia lavorativa alternativa al classico ufficio.

Lo smart working è sicuramente un aspetto moderno del modo di intendere il lavoro, non più interpretato semplicemente come luogo fisico dove recarsi per svolgere un’attività ma come una vera e propria metodologia di esecuzione.

Prima di tutto facciamo però una considerazione: non tutte le attività lavorative possono essere svolte da remoto. In qualche caso la presenza fisica in un determinato posto è imprescindibile.

Altri lavori invece possono essere svolti anche a distanza.

Tra questi due estremi, esistono numerosi livelli intermedi che comprendono la maggior parte dei business: alcune mansioni possono essere remotizzate, altre demandate, altre solo parzialmente gestite con uno smart working.

Andando ad analizzare i volumi di ricerca della parola “smart working” possiamo vedere come l’argomento sia di estrema attualità. Da un volume di ricerca pari quasi a zero si è passati a circa 12500 ricerche mensili (Fonte Ubersuggest).

 

ricerca smart working negli ultimi 12 mesi

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Oggi lo smart working è una esigenza per tutti.

Questa costrizione, dovuta a fattori contingenti, ha permesso a molti di avvicinarsi a questo affascinante mondo.

Se ti stai chiedendo se e come applicare lo smart working anche alla tua attività, questo ebook fa per te: troverai consigli pratici da applicare da subito e tool per la gestione.


Questo articolo è un estratto dell'ebook SMART WORKING: cosa è e come farlo.

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Lavorare da casa è smart working?

Prima di proseguire è necessario capire cosa significa smart working.

Spesso questo termine viene utilizzato per indicare chi lavora da casa. Ma non è così.

Lavorare da casa è semplicemente remote working, cioè svolgo da remoto le attività che normalmente farei in ufficio.

Non è solo una questione linguistica, cambia il significato e anche la modalità di lavoro.

In inglese smart working ha un altro significato: indica una modalità di lavoro flessibile con processi migliorati e ricorso a tecnologie e strumenti che rendono il lavoro più funzionale perché agiscono in modo “smart” (intelligente).

Lavorare da remoto o lavorare online non è necessariamente smart working.

Cos’è il remote working

Quello che molti di noi sono costretti a fare in questo momento è il lavoro da remoto: non posso andare in ufficio, lavoro da casa (o da qualunque altro posto) con gli strumenti che ho a disposizione e attraverso una connessione internet.

Cosa è l'agile working

Un passo ulteriore nel lavoro da remoto è l’agile working, entrato nelle nostre vite in epoca più recente e definito dal CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) in associazione con The Agile Future Forum.

Il lavoro diventa agile quando non si focalizza su particolari tecnologie o processi ma si cerca la combinazione migliore di fattori per ottimizzare ogni attività, riducendo gli sprechi e garantendo maggiore agilità negli approcci lavorativi e anche nella gestione delle relazioni.

Si basa sulla metodologia Agile, nata per lo sviluppo di software ma ora applicata anche ad altri settori, e si fonda su 4 principi cardine (manifesto Agile):

  • gli individui e le relazioni piuttosto che i processi e gli strumenti
  • il giusto software funzionante piuttosto che la documentazione
  • la collaborazione con il cliente piuttosto che la negoziazione dei contratti
  • la reattività al cambiamento piuttosto che il rispettare un piano

Cos'è lo smart working

Lo smart working aggiunge un ulteriore tassello. 

Al luogo diverso (casa invece dell'ufficio) si affiancano ulteriori elementi:

  • la flessibilità di orario
  • una maggiore efficienza dovuta a processi lavorativi studiati ad hoc e dunque migliorati
  • una maggiore autonomia e collaborazione delle persone

L'uso della tecnologia e la scelta degli strumenti (di cui parlerò più avanti) consentono di trasformare il lavoro in modo “intelligente”, smart appunto.

Per scoprire di più sullo Smart Working ti consiglio di scaricare gratuitamente l’ebook “The Smart Working Book”.

L'importanza delle regole

Da dove partire per poter lavorare arrivare ad uno smart working?

Prima di tutto si devono stabilire delle regole. Le regole sono importanti e lo ripeterò più volte perché sono proprio le regole quelle che ti permetteranno di organizzarti, di essere produttivo e soprattutto smart.

Le regole impediscono di perdere tempo per prendere decisioni.

Come si stabiliscono le regole da seguire?

Prima di tutto facciamo una distinzione: lavori da solo o con un team?

Considera che anche se sei un libero professionista non sei solo: ci saranno i clienti, i fornitori e i collaboratori con i quali interagisci.

Parti da regole base ed essenziali:

  • chi fa cosa
  • come si comunica
    • scelta del canale
    • metodo
  • procedure di onboarding
  • condivisione delle informazioni

Dalla vacanza al multitasking

Party time or smart working

Party time or smart working

A volte capita che in fase iniziale ci si lasci andare e ci si senta un po' in un clima vacanziero, con un po' di leggerezza. Essere spaesati è normale: vengono meno le abitudini e la quotidianità.

Ti è capitato di arrivare a sera avendo la sensazione di aver svolto cento mansioni diverse ma in effetti aver concluso nulla di produttivo?

Passare dal sentirsi con molto tempo in più e non saperlo gestire al multitasking, ovvero svolgere più attività contemporaneamente, è un attimo!

 

Multitasking

Il termine multitasking (dall’inglese task = compito) è un termine che abbiamo acquisito dall’informatica: è la capacità di un sistema operativo di eseguire più compiti, più task, contemporaneamente. Se ad esempio viene chiesto al sistema di eseguire contemporaneamente due processi A e B, la

Multitasking

 

CPU eseguirà per qualche istante di tempo il processo A, poi per qualche istante successivo il processo B, poi tornerà a eseguire il processo A e così via.

Il nostro cervello è in grado di svolgere più azioni contemporaneamente?

Dipende!

Il nostro cervello è in grado di processare perfettamente un task alla volta. È la corteccia prefrontale anteriore che interviene.

Cosa succede se aggiungiamo una terza attività? 

Come reagisce il cervello con più attività

In questo caso il nostro cervello non ha altre risorse a cui attingere e utilizzerà le risorse a disposizione passando velocemente da un task all’altro. Quello che interpretiamo come multitasking è in realtà una veloce capacità di spostare l’attenzione che però va a discapito di una perdita di tempo e di focus che moltiplicata per ogni volta che lo facciamo, alla fine della giornata può costarci diverse ore.all’altra. Quello che interpretiamo come multitasking è in realtà una veloce capacità di spostare l’attenzione che però va a discapito di una perdita di tempo e di focus che moltiplicata per ogni volta che lo facciamo, alla fine della giornata può costarci diverse ore.

È arrivato a questo punto il momento di pianificare e organizzarsi.

Costruire delle abitudini

Prima di tutto devi capire che hai bisogno di costruire delle nuove abitudini.

Se prima l'abitudine ti portava ad alzarti e affrontare la routine del mattino facendo tutto un po' di fretta per andare in ufficio, adesso potresti avere la tentazione rallentare perché hai tempo e ti illudi che la giornata sia molto più lunga.

È importante costruire queste nuove abitudini, darsi delle regole, per non dover pensare alle attività da svolgere. Sono proprio queste regole che aiutano a mantenere il rigore e che ti permettono di arrivare a fine giornata con la consapevolezza di aver portato a termine il tuo lavoro e le attività pianificate:

  1. Punta la sveglia
  2. Creati una routine
  3. Stabilisci degli orari
  4. Programma la giornata
  5. Crea un ambiente adatto

Vediamo punto per punto.

1 - Punta la sveglia

Punta la sveglia

Punta la sveglia sempre alla stessa ora ed evita lo snooze. Cerca di essere rigoroso e non concederti attenuanti solo perché sei a casa e forse hai fatto un po' più tardi la sera prima.

Anche se sei in modalità smart working e magari a casa, stai lavorando.

Punta la sveglia sempre alla stessa ora ed evita lo snooze. Cerca di essere rigoroso e non concederti attenuanti solo perché sei a casa e forse hai fatto un po' più tardi la sera prima.

Anche se sei in modalità smart working e magari a casa, stai lavorando. 

E ricorda che il cervello la mattina è più produttivo.

Quando suona la sveglia è necessario svegliare sia il corpo che la mente.

  • Fai subito un leggero esercizio fisico: una decina di flessioni, un risveglio muscolare, yoga, Pilates...
  • Fai una doccia fredda: questo aiuta anche ad allenare la neocorteccia
  • Non accendere subito il cellulare: evita di scrollare il feed dei social o di controllare le tue email.
  • Ossigena il cervello per almeno 3 minuti: esci (anche sul terrazzo) e respira a pieni polmoni: mani sui fianchi, gomiti aperti (posizione dell'eroe) postura eretta, mento in alto, respirazione diaframmatica.
  • Prendi l'abitudine di leggere mezz'ora al giorno, prima di iniziare l'attività lavorativa.

1 - Vestiti

Vestiti anche in casaQuando si lavora in smart working, o peggio da casa, si può avere la tentazione di rimanere in pigiama piuttosto che in tuta tutto il giorno. Evita di farlo.

Vestiti!

Non è necessario indossare un abito troppo formale o la giacca e cravatta o tailleur se sei  abituato ad avere questo tipo di abbigliamento quando ti rechi in ufficio ma indossa un abito e prenditi cura del tuo aspetto:  è scientificamente provato che essere in ordine, anche quando non interagiamo fisicamente con altre che persone, attiva delle zone del cervello diverse.

Avere cura di se stessi, anche quando una parte del cervello si oppone e ti invita a lasciar perdere, è il modo migliore per restare concentrati, e sani

Paolo Borzacchiello

Inoltre l'abbigliamento influenza non solo nell'atteggiamento ma anche nella voce qualora dovessi telefonare o videochiamare un collega o un collaboratore.

Ti renderai conto che la cura dell'aspetto, il trucco e un'acconciatura accurata (no mollettoni o improbabili fermagli) influenzerà anche il tuo lavoro.

In tempi più normali di quelli attuali, puoi anche prendere l'abitudine di uscire e andare al bar a far colazione come routine mattutina.


Questo articolo è un estratto dell'ebook SMART WORKING: cosa è e come farlo.

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3 - Gestione del tempo

Gestisci il tempo

La gestione del tempo è il punto focale. Se quando si lavora in un ufficio la gestione del tempo è delegata agli orari di entrata e uscita, le abitudini e i colleghi, quando ambiente di lavoro e vita privata si trovano tutti nello stesso luogo, il time management diventa più complesso. Quindi:

  • Dividi il lavoro in task e definisci per ognuna un tempo necessario per lo svolgimento
  • Definisci un orario di inizio lavoro e un orario di fine. Evita che il lavoro invada la vita domestica e viceversa.
  • Fai pause e sospendi per pranzo, non mangiare davanti al computer.
  • Evita di lavorare fino a tardi la sera. Stabilisci un orario di "uscita" anche per lo smart working. Le ore trascorse davanti al pc continuano a stimolare l'attività cerebrale e rischiano di compromettere  la capacità di prendere sonno.
  • Vai a letto sempre alla stessa ora.

4 - Pianificazione

L'importanza della pianificazione

La pianificazione è fondamentale. Pianificare vuol dire

  • Decidere che cosa devi fare.
  • Fare una scaletta delle attività.
  • Capire quello che è necessario svolgere subito piuttosto che durante la settimana.
  • Pianifica al mattino le attività che mentalmente richiedono molta più energia. Siamo portati a rimandare le attività più pesanti o che reputiamo più noiose, quelle che ci costringono a essere cerebralmente più presenti e ci costano più fatica, alla fine di una giornata. Questo è un grosso errore perché la mente è molto più fresca la mattina e dunque più reattiva. Pianificare e svolgere le attività più complesse ed energivore alla mattina porta più leggerezza allo scorrimento del resto della giornata.
  • Lascia la tecnologia spenta per almeno un paio di ore prima di iniziare il lavoro. In questo modo il tuo cervello, fresco dal riposo, sarà stimolato attivamente e non influenzato da stimoli passivi provenienti dall'esterno.
  • Ricordati di inserire nella pianificazione giornaliera sia le attività lavorative che quelle personali o ludiche (la spesa, i giochi o le attività dei bambini, le telefonate con i colleghi o con amici, la televisione, lettura).

5 - Ambiente di lavoro

L'ambiente di lavoro è fondamentale. 

  Organizza un angolo della casa in modo da poterlo usare come scrivania. Non utilizzare il tavolo della cucina e non distribuire documenti lavorativi in tutta la casa. Tieni separati il più possibile i due ambienti: privato e lavorativo.

  • Costruisci un ambiente che confortevole, cerca un angolo della casa che sia ben illuminato e arieggiato e privo da distrazioni
  • Fai in modo che sia essenziale e ben organizzato. Un ambiente adeguato aiuta anche a organizzare la mente oltre che il lavoro. Cerca di tenerlo il più pulito possibile e ordinato.

Punti di debolezza da evitare

Ci sono alcuni pericoli insiti nello smart working che rischiano di procurare problemi se non li prendiamo in considerazione e affrontiamo sin dall’inizio:

  • Efficacia: cercare di portare a termine più attività possibili per dimostrare a se stessi o ad altri che si è in grado di gestire questa modalità di lavoro.
  • Urgenza: lavorare sempre in modalità di urgenza, rincorrendo scadenze e attività
  • Superpower: Incapacità di delegare. Pensando di essere indispensabili o insostituibili anche se si lavora in team si rischia di diventare il collo di bottiglia della propria stessa attività.
  • Senso di solitudine: lavorare in modalità smart working a volte acuisce il senso di solitudine delle persone.

Efficacia vs efficienza

Efficacia e efficienza sono due termini che molto spesso vengono confusi e utilizzati come sinonimi, eppure non hanno lo stesso significato.

L'efficacia è la capacità di di produrre l'effetto e i risultati voluti, o raggiungere l'obiettivo prefissato.

L'efficienza è l'abilità di farlo impiegando le risorse minime indispensabili, con il minor dispendio energetico.

efficacia vs efficienza

        (Immagine di logistica efficiente)

Il nostro obiettivo di smart working è quello di imparare l'efficacia e portare a termine le attività sfruttando al meglio le risorse a disposizione.

Importante vs urgente

Per poter essere efficaci è fondamentale imparare a distinguere ciò che è urgente da quello che è importante.

Se nei primi tempi, soprattutto all'inizio, è normale lavorare sulle urgenze, è necessario invertire il paradigma per arrivare ad organizzare le attività in anticipo (vedi il capitolo dedicato alla programmazione).

Quali sono le caratteristiche che permettono di identificare in quale casella dovrai andare ad inserire le attività giornaliere?

Urgente: è un concetto soggettivo. Ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, ed inoltre ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento della tua vita.

Importante: è un concetto oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a tutte quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

 

Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi.

Lavorando sulla pianificazione e sull'importanza andremo a togliere dalla nostra routine, o a mettere in ultima posizione, attività che non sono né importanti né urgenti e che quindi possono essere tranquillamente rimandate oppure delegate.

Smart working significa arrivare a lavorare nel secondo quadrante: 

importante ma non urgente.

Superpower

Non hai i superpoteri

 

Nessuno di noi è un supereroe. 

E nessuno di noi lavora da solo, neppure i liberi professionisti! Io, ad esempio, sono una freelance ma collaboro con altre persone anche indirettamente. E poi ci sono i clienti,  i fornitori, le persone con le quali interagiamo costantemente e che lavorano insieme a me, anche se con mansioni diverse.

 

Delega...

Impara a delegare

Ci sono sempre dei collaboratori o delle persone che possono lavorare insieme a te in sinergia: impara a delegare.

Se si lavora insieme a qualcun altro significa che si percorre una strada a doppio senso: non siamo mai da soli anche se lavoriamo a distanza. 

Proprio per questo motivo devi imparare a interagire e a capire come delegare e poi mettere insieme le risorse, per far funzionare il tutto come una macchina perfetta.

Attenzione però: per delegare devi prima assicurarti di aver fornito tutte le corrette informazioni. Assicurati di aver passato le informazioni, la metodologia e soprattutto di aver spiegato come deve essere eseguito e consegnato. Non è sufficiente aver passato le informazioni: assicurati che siano state recepite e che le task delegate vengano eseguite come richiesto.

...e controlla 

Mantieni sempre la responsabilità dello svolgimento delle attività delegate, che siano portate a termine e che tutto sia in ordine come da programma.

Fiducia

Affinché sia possibile delegare una qualsiasi attività è necessario riporre fiducia nella persona a cui stai affidando un compito. Se deleghi a un'altra persona significa che non sei capace di eseguire quella task oppure non hai tempo necessario.

Se non dai fiducia alla persona a cui hai dato la delega, il tempo sprecato sarà doppio: il tuo e quello dell'altra persona!

Senso di solitudine

Uno dei problemi a cui si va incontro chi non è abituato a lavorare in attività di smart working è il senso di solitudine. Se sei abituato a lavorare con un team, ad andare in ufficio e vedere altre persone, il senso di solitudine può essere opprimente e un ostacolo.

Anche in questo caso ci viene in aiuto la tecnologia: abbiamo a portata di mano tutti gli strumenti per poter sentirci vicini ad altri, non solo dal punto di vista lavorativo ma anche e soprattutto dal punto di vista umano e personale.

Possiamo usare le video chiamate per:

  • definire un appuntamento fisso con i colleghi per fare il punto della situazione sui progetti in comune
  • fare brainstorming
  • fare la pausa caffè
  • organizzare le riunioni

Inoltre lavorare in modalità smart working non significa necessariamente lavorare da soli. Ad esempio si può:

  • lavorare in un coworking dove le contaminazioni di idee sono stimolate e facilitate
  • andare a lavorare in spazi confortevoli e attrezzati (è sufficiente usare App come Nibol o simili per trovare qualcosa di adatto e disponibile nelle tue vicinanze)
  • trovare dei giorni e dei luoghi di lavoro di incontro con colleghi o altre persone che lavorano in smart working
  • sfruttare gli eventi di networking

Questo articolo è un estratto dell'ebook SMART WORKING: cosa è e come farlo.

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