Tool utili (e free) per smartworkers

Se sei uno smartworker devi per forza imparare ad organizzarti. Altrimenti non puoi definirti davvero “smart” 😉!

Gli strumenti, soprattuto quelli digitali, diventano quindi compagni indispensabili: i tool ti aiutano nella gestione, nella condivisione e nella comunicazione del tuo lavoro di smartworker!

Oggi voglio condividere quelli che uso io.

Comunicazione

Indipendentemente se lavori da solo o se sei parte di un team, il flusso della comunicazione deve essere messo al centro di tutto. Il fatto di non avere un ufficio non può e non deve essere un limite. Se non puoi incontrare tutti i giorni alla macchinetta del caffè i tuoi colleghi o il team di lavoro per fare quattro chiacchiere (NON solo di lavoro) poi sempre usare la connessione internet!

Telegram

Telegram è una App di messaggistica istantanea — semplice, veloce, sicuro, e (importante) sincronizzato tra tutti i tuoi dispositivi.  Tra i vari tool free e utile lo metto al primo posto perché è davvero molto interessante. Infatti non è una semplice chat, ha molto di più.

Telegram può essere utilizzato su smartphone, tablet (Android, iOS, Windows Phone)o da computer. Il flusso avviene attraverso il cloud e quindi le informazioni scambiate rimarranno sincronizzate su tutti i dispositivi.

CONDIVISIONE DI FILE: puoi condividere file (di ogni tipo) fino ad una dimensione di per una capienza massima di 1,5 GB.

PRIVACY: uno dei motivi per cui questa App si è diffusa velocemente è per la gestione della privacy. Le conversazioni vengono criptate a due livelli. Per un ulteriore livello di privacy esistono le chat segrete che NON passano da cloud e utilizzano una crittografia end-to-end:

  • non lasciano alcuna traccia sui server
  • le conversazioni si l’autodistruggono (basta impostare il limite da 1 secondo ad un massimo di una settimana)
  • non è permesso l’inoltro. Se decidi di fare uno screenshoot, il nostro interlocutore verrà avvisato

ALTRI FUNZIONALITÀ:

  1. GROUP e SUPERGROUP: è possibile creare un gruppo per un numero massimo di 200 persone. Se invece c’è bisogno di far comunicare un maggior numero di utenti c’è l’upgrade al SUPERGROUP che riesce a riunire fino a 5000 contatti contemporaneamente. Ovviamente questa funzionalità va usata con criterio e con delle FERREE REGOLE DI COMUNICAZIONE per non generare confusione e flussi continui ed inutili.
  2. CANALI: Telegram dà la possibilità di creare Channel che consentono una comunicazione unidirezionale verso un numero infinito di persone. Chiunque può aprire un canale.
  3. BOT: anche su Telegram puoi usare i BOT, ossia un sistema di Intelligenza artificiale che è in grado di simulare una conversazione umana in seguito all’input di determinate informazioni. Se desideri scoprire qualche nuovo BOT, ecco il database a cui affidarsi: https://storebot.me/

Email

Le comunicazioni ufficiali e che devono lasciare traccia (anche per essere recuperate) passano ancora attraverso le email. Anche in questo caso è importante seguire delle regole.

  1. OGGETTO: scrivi sempre l’oggetto della email, sarà così semplice ritrovarle. Deve essere chiaro non solo al momento della scrittura, immagina come potrai cercare quella stessa email in seguito. Puoi usare un criterio tipo: cliente – progetto – argomento.
  2. RISPONDI A TUTTI: se ricevi una mail in cui non risulti il solo destinatario, ricordati di usare il tasto: Rispondi a tutti per permettere a tutti di rimanere aggiornati.
  3. ORDINA: dividi in cartelle le email. Io preferisco utilizzare una divisione per progetto e poi usare delle sottocategorie qualora necessario. Utilizza lo stesso criterio di ordine anche nelle mail inviate.

Condivisione

La condivisone delle documentazione non può e non deve avvenire attraverso email. Questo perché il duplicarsi delle informazioni può generare, e spesso lo fa, errori: più persone si trovano a lavorare su versioni diverse e non si riesce a risalire a quella corretta.

Meglio utilizzare uno strumento che strutta il cloud

Google Drive

Drive è un fantastico strumento di Google per conservare e condividere documenti di ogni genere. Già nella versione free di questo tool si ha disposizione uno spazio limitato a 15GB (ma di solito sufficiente). È possibile acquistarne in più se necessario. Per attivarlo è sufficiente avere un indirizzo di posta gmail.

Se utilizzi il pacchetto Office o Open Office, usare Drive sarà immediato: Documenti è l’equivalente di Word, Fogli è la versione cloud di Excel e Presentazioni è Power Point. Tutte le persone lavorano

Con Google Drive, puoi caricare e archiviare tutti i tuoi file online.

CONDIVISIONE: una volta caricati file e cartelle, puoi invitare facilmente altre persone a visualizzarli, modificarli o aggiungervi commenti. È sufficiente impostare le autorizzazioni

  • visualizzazione,
  • aggiunta di commenti
  • modifica

e invitare le persone mediante email o link diretto.

COMMENTI: i vari documenti possono essere commentati mediante l’aggiunta di note. Le altre persone possono visualizzarle, risponderle o segnarle come risolte.

BACKUP i file  sono sottoposti a backup in totale sicurezza, così non corri mai il rischio di perderli. Rimane traccia delle modifiche e di chi le ha effettuate.

OFFLINE: e se non hai a disposizione una connessione internet? Abilita la visualizzazione dei file in modalità offline! Al primo collegamento i file modificati verranno aggiornati.

ALTRI FUNZIONALITÀ: 

Andando su Chrome Web Store puoi trovare tantissime altre funzionalità a seconda delle tue esigenze.

Gestione del tempo

Se hai difficoltà a capire quanto tempo dedichi ad un cliente o ad una attività, ci pensa

Toogl

Toogl è un sistema di tracciamento del tempo fantastico per una piccola impresa. Un semplice timer online con un potente calcolatore della scheda attività. È un tool free legato a google, quindi con la mail di gmail puoi in pochi minuti aprire un account. Questo tool rende il monitoraggio del tempo così semplice da poterlo effettivamente utilizzare. Anche se te ne dimentichi, ti arriveranno via email i promemoria di monitoraggio e rilevamento inattivo. Puoi dividere le attività per cliente e poi per ogni cliente definire più progetti fino ad arrivare a dividere in singole attività.

REPORT: i dati vengono archiviati e possono essere analizzati. Così puoi capire dove perdi tempo e dove hai bisogno di più ore. È un ottimo strumento per capire se i preventivi che hai dato al tuo cliente sono corretti rispetto alle attività svolte.

SMART CLOCK: inizia il monitoraggio nel tuo browser, e poi puoi fermare il timer sul tuo telefono: tutte le voci vengono sincronizzate tra le app del telefono, desktop, l’estensione Toggl Chrome e il sito web.

CONDIVISIONE: i progetti o le attività possono essere condivise con altre persone. È sufficiente inviare una mail direttamente da Toogl.

Riunioni

Anche gli smartworker hanno bisogno di riunioni per fare il punto della situazione.

Le riunioni a distanza possono essere fatte con Skype o con Zoom. Quest’ultimo è il mio preferito.

Zoom

Zoom è il leader nelle moderne videocomunicazioni aziendali, usa una piattaforma cloud semplice e affidabile per

  • video e audio conferenza,
  • chat
  • webinar

È utilizzabile su sistemi mobili, desktop e room. Il limite per la versione free è di 40 minuti di connessione. I programmi a pagamento sono in ogni caso più economici di altri programmi simili. Puoi decidere anche di effettuare l’abbonamento di un solo mese, non si ha il vincolo minimo annuale.

CONDIVISIONE SCHERMO: se hai bisogno di mostrare appunti, slide o documenti è sufficiente condividere il monitor con gli altri partecipanti.

REGISTRAZIONE: puoi impostare in automatico la registrazione della riunione o del tuo webinar e decidere se registrarlo in locale o su cloud. Alla fine della riunione ti arriverà un avviso quando la registrazione è pronta.

PRIVACY: puoi impostare una password di accesso per controllare i collegamenti dei partecipanti e decidere chi ammettere.

E per finire…

…una bella pizza! Sì, hai letto bene. Non c’è nulla di più bello che condividere momenti NON lavorativi con le persone con le quali si collabora. Serve a rafforzare dei legami, attutire le incomprensioni, eliminare le barriere. Quindi ogni tanto cercate di ritrovarvi in un unico posto…e se proprio (ma davvero eh) non è possibile, allora usate qualcuno dei tool free che ho elencato sopra per mangiare insieme anche a distanza. E senza parlare di lavoro!

Questi sono gli strumenti che ti consiglio io. Se ne hai altri che trovi indispensabili, fammi sapere!

 

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